W przypadku nieobecności mieszkańca urzędnik jest zobowiązany zostawić w skrzynce pocztowej zawiadomienie o możliwości odbioru korespondencji w siedzibie urzędu. Doręczyciel może również przekazać pismo pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jednak również wtedy umieszczane jest zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata, albo w widocznym miejscu przy wejściu na posesję.

Pracownicy doręczający decyzje podatkowe posiadają legitymacje służbowe wydane przez Urząd Miasta Włocławek. Osoby te nie przyjmują żadnych wpłat, wszelkich operacji finansowych należy dokonywać wyłącznie w kasach Urzędu przy Zielonym Rynku 11/13.

Przy okazji warto przypomnieć bardzo ważną kwestię związaną ze skrzynkami pocztowymi. W latach ubiegłych zdarzały się przypadki, że przy niektórych nieruchomościach nie było ich. Urząd Miasta przypomina, że zgodnie z prawem pocztowym „właściciele lub współwłaściciele nieruchomości, której częścią składową jest budynek (...) obowiązani są umieścić oddawczą skrzynkę pocztową”.

Doręczyciele, podczas wykonywania swoich obowiązków, zwracają także uwagę na inny, dość powszechny problem występujący głównie w przypadku budynków jednorodzinnych – brak dzwonka lub domofonu.
W związku z powyższym Urząd Miasta zwraca się z prośbą do właścicieli nieruchomości o realizację ustawowego obowiązku montowania skrzynek pocztowych w dostępnym dla doręczyciela miejscu, a także sprawdzenie prawidłowego funkcjonowania dzwonków i domofonów.