Deklarację ZUS ZSWA płatnik składek przekazuje do ZUS-u do 31 marca danego roku kalendarzowego za poprzedni rok kalendarzowy. Termin na złożenie dokumentu ZUS ZSWA za 2022 rok upływa 31 marca.  Złożenie takiego dokumentu po tej dacie będzie możliwe tylko w sytuacji, w której pracownik, za którego była opłacana składka na FEP złoży wniosek o emeryturę pomostową. Wówczas zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze powinno zostać złożone w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Natomiast w przypadku upadłości bądź likwidacji firmy taki dokument należy przekazać najpóźniej w dniu złożenia formularza ZUS ZWPA, czyli w momencie zgłoszenia wyrejestrowania płatnika składek.

W formularzu ZUS ZSWA należy podać dane identyfikacyjne płatnika składek, osób wykonujących prace w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze, a także kod tej pracy i okresy, w których była wykonywana. Należy również wskazać kod tytułu ubezpieczenia, z którym pracownik został zgłoszony do ubezpieczeń i wymiar czasy pracy.