Academica udostępnia cyfrowe wersje publikacji ze szczególnym naciskiem na publikacje przydatne w kształceniu i pracy naukowej za pośrednictwem terminali znajdujących się w polskich bibliotekach, muzeach, archiwach, instytucjach oświatowych i instytutach badawczych, które przyłączyły się do systemu oraz na stronie academica.edu.pl. Tryb dostępu jest zależny od statusu prawnoautorskiego publikacji. Strona academica.edu.pl umożliwia wyświetlanie publikacji znajdujących się w domenie publicznej oraz tych, które są udostępnione na wolnych licencjach. Dostęp terminalowy umożliwia korzystanie z publikacji chronionych prawem autorskim. Academica jest dostępna dla instytucji kultury i oświaty niezależnie od ich rozmiaru.

W przeciwieństwie do klasycznych wypożyczeń międzybibliotecznych korzystanie z Academiki nie wymaga oczekiwania na przesłanie publikacji pocztą, lecz umożliwia jej natychmiastowe wyświetlenie na terminalu i jest bezpłatne. Rejestracja użytkowników odbywa się na podstawie karty bibliotecznej lub dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Ze względu na wymogi prawnoautorskie, w przypadku publikacji chronionych prawem autorskim, z danej publikacji w tym samym czasie korzystać może tylko jedna osoba. System umożliwia składanie rezerwacji, które gwarantują, że czytelnik może skorzystać z publikacji w wygodnym dla siebie terminie.